Funktionen

KBV

DVS-QM bietet in der Version 3.1.2 folgende Funktionen:

• ab Version 3.0: DVS Startcenter
• Die vollständige Struktur des KBV-Zielkataloges © zur Dokumentenverwaltung wird widergespiegelt
• Zwei QM-Versionen: QEP-Basis-Version / QEP-Excellent-Version (jederzeitiger Umstieg von der Basis-Version auf das Excellent-Modell per Knopfdruck und umgekehrt)
  QEP-Basis-Version: Es stehen nur die QEP-Kernziele und deren Indikatoren zur Bearbeitung und Dokumentation zur Verfügung.
  QEP-Excellent-Version: Alle gem. dem QEP-Zielkatalog definierten Ziele stehen zur Verfügung.
• Dem Anwender wird eine umfassende Grundausstattung von vorgefertigten Dokumenten (ca. 800 incl. Gesetzestexte, BG-Vorschriften) für alle Kriterien und Indikatoren des KBV-Zielkataloges zur Modifikation und weiteren Verwendung in Form von (DVS-QM-Mustern)
  • Checklisten
  • Vordrucken
  • Zielvorgaben
  • Gesetzestexten
  • fertigen (Leer)-Vorlagen
  • usw.

  an die Hand gegeben.
  Alle QEP-Musterdokumente stehen nun bereits in der Demo-Version ohne Einschränkung zur Verfügung. Diese und andere Dokumente können über eine besondere Funktion auf einfache Art und Weise in die eigene QM-Dokumentation übernommen werden

• Neben der Übersicht der bereits importierten Dokumente wird ständig das Verzeichnis der noch importierbaren DVS-QM / QEP-Musterdokumente angezeigt -> Direkte Vorschau möglich
• Neu ab Version 3: In der Übersicht der eigenen Dokumente wird anhand der farblichen Kennzeichnung der Listeneinträge und eine Kennung sofort über den Status der Dokumente informiert (freigegeben, nicht freigegeben, Dokumentenkopie).
  Weiterhin Hinweise, ob alle dokumentenbeschreibenden Felder ausgefüllt sind.
• Neu ab Version 3: Zu jedem Dokument können nun mitgeltende Dokumente verwaltet werden. Durch eine intelligente Funktion bleiben die mitgeltenden Dokumente immer auf dem neusten Stand, auch wenn diese zwischenzeitlich eine neue Revision erfahren haben.
• Die Ablagestruktur (Ordner) ist frei vom Anwender generierbar. Die vorhandene Struktur kann bei Bedarf durch den Anwender geändert werden (neue Ordner hinzufügen, Ordner löschen, Ordner umbenennen, Ordner(baum) ausblenden)
• Sperren der vollständigen Ordnerstruktur und Ordnerbearbeitungsfunktionen über den Konfigurationsdialog, so dass eine Änderung durch den Anwender ohne weiteres nicht möglich ist
• Sperren von einzelnen Ordnern für den Import von Dokumenten
• Druck der Ordnerstruktur als Baumdarstellung (ohne Dokumentennamen)
• Die Revisionierung der Dokumente im Falle der Nach- und Überbearbeitung wird unterstützt und automatisch vorgenommen, wobei eine Revisionierung durch
  • das Einfügen eines neuen, bisher noch nicht vorhandenen Dokuments
  • die erneute Verwendung eines bestehenden Dokuments
    vorgenommen werden kann
• Automatisches Generieren von QM-relevanten Kopf- und Fußzeilen in Word-Dokumenten
• Neu ab Verision 3.1.0: Ersetzen der Standard-Kopf- und Fußzeilen in allen oder ausgewählten Dokumenten gegen von Ihnen modifizierte oder neu erstellte Kopf- und Fußzeilen; Generieren eigener Kopf- und Fußzeilenlayout incl. Praxislogo (kann automatisch eingefügt werden).
• Neu ab Version 3.1.2: Verschlüsseln vorhandner Dokumente
• Die vorhandenen Dokumente können unterschiedlichen Ordnern in Form von Kopien oder durch Verschieben der Dokumente zugeordnet werden
  Aus einer (logischen Kopie) kann ein Originaldokument, auch in anderen Ordnern, erzeugt werden
  Dokumentenkopien stehen in allen Revisionszuständen in den jeweiligen Ordnern zur Verfügung
• Neu ab Version 3.1.2: Protokollierung jeder Dokumentenaktion zu jeder Revision
• Neu ab Version 3.1.2: Historienverwaltung: Dokumenten Historisierung des Bearbeitungszustands; der Dokumenteninhalt kann zu jedem Bearbeitungsstand (Editierversion) zurückgesetzt werden
• Neu ab Version 3.1.2: Dokumentenbearbeitungsstatus (Workflow): in Bearbeitung, Prüfung angefordert, Im Prüfungsprozess, Freigabe angefordert, Im Freigabeprozess, Freigegeben/Gültig
• Verwalten von Prüferlisten mit OK-Bestätigung durch Prüfer
  Erst wenn alle Prüfer den Dokumenteninhalt als korrekt definiert haben, kann das Dokument freigegeben werden.
• Neu ab Version 3.1.2: Sobald der Bearbeiter den Dokumentenbearbeitungsstatus auf 'Prüfung angefordert' setzt, kann automatisch für jeden definierten Prüfer eine Aufgabe erzeugt werden.
• Neu Version 3.1.2: Optionale Benachrichtigung des Bearbeiters, wenn alle Prüfer das Dokument geprüft haben
• Verwalten von Verteilerlisten
• Neu Version 3.1.2: Eskalationsmanagement - Überwachen Sie überfällige Aufgaben und reagieren Sie mit Aktionen
• Neu Version 3.1.2: Interne Nachrichten
• Export der DVS-QM - Dokumente in ein Intranet (Neu ab Version 3: Export als PDF-Dateien)
• Export der DVS-QM - Dokumente in eine physikalische Verzeichnisstruktur (Neu ab Version 3: incl. der dokumentenbeschreibenden Informationen für späteren Import an anderem Rechner)
• Neu ab Version 3: Import einzelner Dokumente als neues Dokument, Revision, Dokument ersetzen incl. der vorhandenen dokumentenbeschreibenden Informationen
• Umfassendes und ausgefeiltes Suchsystem zum Auffinden von eingespeicherten Dokumenten
• Per Klick stellen Sie fest, in welchen Ordnern das Dokument noch als Kopie abgelegt ist.
• Ausfüllen von Dokumentenvorlagen über eine entsprechende Dialogmaske
• Vollständige Übersicht über alle vorhandenen Dokumente mit entsprechender Filterfunktion (Dokumentenindex)
• Updates für Software und insbesondere Dokumente sind über das Internet möglich (neu ab Version 3: Der Internet Dokumentenpool wurde vollständig überarbeitet - unterstützt nun auch Proxyserver)
• Projektion des Qualitätsmanagement-Handbuchs in elektronischer Form
• Bereitstellung eines Thesaurus (Glossar)
• Umfassendes Hilfesystem
• Mehrplatzfähigkeit - auch nachträgliche Konfiguration von der Einplatz- zur Mehrplatzfähigkeit
• Neu ab Version 3: Überarbeitete Prüfer- und Verteilerfunktion. Über den Verteiler können Ihren Mitarbeiter(innen) die Aufgabe "Dokument zur Kenntnisnahme" zugeordnet werden.

ToDo-Listen

• Verwalten von Aufgaben mit einem Dokumentenbezug
• Verwalten von Aufgaben ohne Dokumentenbezug
• Prüfung auf fällige Aufgaben bei Programmstart (falls gewünscht)
• Erinnerungsfunktion für fällige Aufgaben
• Übersicht über alle Aufgaben mit entsprechendem Erledigungsstatus
• Aufgaben-Typ "Dokument zur Kenntnisnahme"
• Neu ab Version 3.1.2: Sobald der Bearbeiter den Dokumentenbearbeitungsstatus auf 'Prüfung angefordert' setzt, kann automatisch für jeden definierten Prüfer eine Aufgabe erzeugt werden.
• Neu ab Version 3.1.2: automatische Aufgabe an Bearbeiter nach Abschluss der Dokumentenprüfung, mit Zusammenfassung aller Prüfungskommentare
• Prüfungsaufgaben können am jeweiligen Dokument oder über einen speziellen Prüfungsdialog (Bestätigung Dokumentenprüfung) abgearbeitet werden

Mailfunktionen

• Selektion von Dokumenten aus DVS-QM zum Versand per Mail
• Generierung von Mails mit den vorselektierten Dokumenten
• Automatische Erzeugung von Dokumentenbeschreibungen zu den vorselektierten Dokumenten
• Verpacken und komprimieren der Dokumente (ZIP-Archiv) für den Mailversand
• Zugriff auf die gespeicherten Mailadressen in Outlook und Outlook Express (sofern installiert)

Druckfunktionen

• Drucken eines (MS-Office) Dokuments direkt aus der Anwendung ohne die Office-Anwendung öffnen zu müssen, mit der das Dokument erzeugt wurde
• Drucken einer vollständigen Übersicht über alle eingespeicherten Dokumente (mit diversen Filtern - auch ordnerbezogen)
• Druck von Datenblättern für neue Dokumente und Revisionen
• Stapeldruck von Dokumente (was bereits gedruckt wurde, bleibt gespeichert)
• Neu ab Version 3.x: Automatisches Generieren von Übersichten über 'Mitgeltende Dokumente'
• Druck der Ordnerstruktur als Baumdarstellung (mit Dokumentennamen)

Weitere Funktionen:

• Neu ab Version 3.1.1: Rechteverwaltung, Freigabefunktion, Lesen, Neu/Ändern, Löschen, Mitarbeiter gesperrt
• Schulungsvideos mit eigenem Video-Player
• Statistikmodul mit Auskunft über die unterschiedlichen Dokumentenzustände, Anzahl Dokumente, Indikatoren (bearbeitet unbearbeitet) usw.
• Erstellen und Verwalten mehrer DVS-QM Datenbanken
• Neu ab Version 3: Archiv clonen
• Neu ab Version 3: Archiv-Clone importieren in ein bestehendes Archiv, als neues Archiv oder Import von Sonderarchiven (z.B. Arbeitsmedizin)
• Neu ab Version 3: Export der Dokumente als PDF-Dateien in das DVS-Intranet'
  Neu ab Version 3.x:  konfigurierbare erweitere Exportfunktion
• Parametrisierung der Anwendung durch umfassenden Konfigurationsdialog
• Benutzerverwaltung mit Impfplan
• Verwaltung der Dokumententypen
• Interne Datensicherung
• Erstellen von ZIP-Archiven
• Entpacken von ZIP-Dateien
• Verwalten von ZIP-Archiven
• Verwalten von Internet-Linklisten
• Zugriff und Download von Dokumenten aus dem Internet-Dokumentenpool
  Upload eigener Dokumente in den Dokumentenpool Neu ab Version 3: vollständige Überarbeitung - erleichterte Auswahl von Dokumenten für den Transfer
• Info-Thek zur Verwaltung von z.B. Literaturangaben, Gerichtsurteilen und anderen Informationen
• Automatische Aufzeichnung aller Programmaktionen in einer Logdatei.
• Tipps & Tricks über die Handhabung von DVS-QM können automatisch beim Programmstart eingeblendet werden.
• Neu ab Version 3: Externe Datensicherung/Rücksicherung über integriertes Datensicherungsmodul
• Neu ab Version 3: Integration von Teamviewer, einem Fernwartungstool zu Supportzwecken
• Neu ab Version 3.1.2: Einbinden und Aufrufen externer Programme aus dem Startcenter

ansonsten verweisen wir auf die Dokumentation zu den Änderungen seit Version 3.0 (PDF-Datei 129 KB)

Weiterführende Themen:

Anforderung Demo

Was ist DVS-QM?

DVS-QM System-Voraussetzungen

DVS-QM Show